1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
Positivo Coaching
Louiza Zaimi
Adres praktijk: Kouter 54, 9160 Lokeren
Ondernemingsnummer: 0791.594.630
Email: [email protected]
Positivo Coaching is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
2. Welke persoonsgegevens worden verzameld
Positivo Coaching kan volgende gegevens verwerken:
- Voor- en familienaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer (indien opgegeven)
- Gegevens rond afspraken en coachingtrajecten
- Facturatiegegevens
- Eventuele informatie die de cliënt vrijwillig deelt in het kader van coaching
Er worden geen gevoelige medische gegevens systematisch bijgehouden.
3. Doel van de gegevensverwerking
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor:
- het plannen en beheren van afspraken
- communicatie met cliënten
- uitvoering van coaching
- administratieve opvolging
- facturatie en boekhouding
- verzending van een nieuwsbrief bij expliciete toestemming
Gegevens worden nooit verkocht of gebruikt voor commerciële doeleinden van derden.
4. Rechtsgrond van de verwerking
Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van:
- uitvoering van een overeenkomst (coaching)
- wettelijke verplichtingen (boekhouding)
- toestemming (bijvoorbeeld nieuwsbrief)
- gerechtvaardigd belang (praktijkadministratie)
5. Gebruik van externe verwerkers
Positivo Coaching maakt gebruik van externe dienstverleners voor het ondersteunen van haar werking, zoals:
- een online boekingssysteem
- een nieuwsbriefplatform
- boekhoudsoftware
- hosting- en beveiligingsdiensten voor de website
- emailverzenddiensten
Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in functie van hun dienstverlening en conform de geldende privacywetgeving.
6. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Typische bewaartermijnen:
Administratieve en facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting) Coaching administratie: maximaal zolang nodig voor opvolging van het traject en een redelijke periode nadien.
Nieuwsbriefgegevens: tot uitschrijving door de betrokkene.
7. Vertrouwelijkheid
Positivo Coaching behandelt persoonsgegevens en coachinginformatie met de nodige discretie en zorgvuldigheid.
Informatie gedeeld tijdens coaching wordt vertrouwelijk behandeld en niet gedeeld met derden zonder toestemming, tenzij wettelijk verplicht of bij veiligheidsrisico’s.
Werknotities van de coach blijven onderdeel van het professioneel werkproces en worden niet als overdraagbaar dossier beschouwd.
8. Rechten van de cliënt
De cliënt heeft het recht om:
- inzage te krijgen in zijn/haar persoonsgegevens
- gegevens te laten corrigeren
- gegevens te laten verwijderen
- verwerking te laten beperken
- bezwaar te maken tegen verwerking
- gegevensoverdracht te vragen indien van toepassing
Een verzoek kan ingediend worden via:
[email protected]
Positivo Coaching verbindt zich ertoe om binnen maximaal 30 dagen te reageren.
9. Intrekken van toestemming
Indien gegevens verwerkt worden op basis van toestemming (zoals nieuwsbrief), kan deze toestemming op elk moment ingetrokken worden. Dit kan via email of via de uitschrijflink in de nieuwsbrief.
10. Klachten
Indien de cliënt meent dat persoonsgegevens onjuist worden verwerkt, kan eerst contact opgenomen worden via:
[email protected]
Daarnaast heeft de cliënt het recht een klacht in te dienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
11. Beveiliging van gegevens
Positivo Coaching neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.
12. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan aangepast worden indien de dienstverlening of wetgeving dit vereist. De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website.